¿Cómo redactar el acta de una junta de propietarios?
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El acta de una comunidad de propietarios es el documento que recoge los acuerdos y decisiones adoptados en la junta de propietarios y que posteriormente se incluyen en un libro denominado “libro de actas”, diligenciado por el registrador de la propiedad. Sería algo así como la biografía de la comunidad.
Cada acta debe reunir unas características determinadas y debe cumplir ciertos requisitos. A continuación, te contamos cómo tienen que ser las actas de la comunidad de propietarios para evitar futuras impugnaciones.
¿Quién tiene que redactar el acta?
La misión de redactar el acta recae sobre el secretario o, en su defecto, aquel que haga sus veces.
El cargo de secretario puede recaer sobre el de presidente, de forma que éste asume las funciones de ambos; o puede ser elegido por una mayoría simple de los vecinos en una junta ordinaria. Para tal cargo, pueden elegir a otro propietario o a una persona ajena a la comunidad, la cual deberá disponer de la cualificación profesional legalmente reconocida para desempeñar las funciones correspondientes.
¿Qué debe incluir el acta?
El acta debe recoger, al menos, las circunstancias que figuran en el artículo 19.2 de la Ley de Propiedad Horizontal. Es decir:
- La fecha y el lugar de la celebración.
- El autor de la convocatoria. La puede convocar el presidente, o los vecinos siempre que representen el 25 por ciento de las cuotas de participación.
- El carácter de la junta, que puede ser ordinario (se celebra anualmente para aprobar cuentas y presupuestos y renovar los cargos) o extraordinario.
- La indicación de su celebración en primera o segunda convocatoria. Siempre se celebra en segunda convocatoria, a no ser que a la primera hayan asistido la mitad más uno de los propietarios.
- La relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos.
- La relación de los propietarios representados, indicándose sus cuotas de participación.
- El orden del día de la reunión. Cabe recordar que no se puede adoptar ningún acuerdo que no figure en la convocatoria, a no ser que estén presentes en la reunión todos los vecinos.
- Los acuerdos adoptados, detallando, cuando sea relevante, los nombres de los propietarios que hayan votado a favor y en contra, así como sus cuotas de participación.
Además de los puntos mínimos exigidos por la LPH, es conveniente añadir:
- La relación de propietarios privados de voto por no estar al corriente de pago de los gastos de la comunidad.
- Las ausencias que se vayan produciendo a lo largo de la celebración de la Junta a efectos del resultado de las votaciones y posteriores impugnaciones.
- La hora de finalización de la reunión.
Para cerrar el acta, el presidente y el secretario deben estampar su firma al término de la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Una vez cerrada, los acuerdos serán ejecutivos, salvo en las excepciones previstas en la ley.
El acta deberá ser notificada a todos los asistentes y ausentes, remitiéndola de manera válida al domicilio que se haya acordado. Por último, ha de incorporarse al libro de actas de la comunidad, donde tendrá que permanecer durante, al menos, cinco años.
¿Qué formato debe seguir?
La LPH no detalla cuál es el formato que debe seguir el acta de la comunidad de propietarios. No obstante, hay algunas recomendaciones que es bueno seguir:
- El vocabulario que se utilice debe ser correcto y certero.
- El contenido debe ser preciso, pero sintetizado.
- No hay que caer en fórmulas retóricas que puedan dar lugar a equívocos.
- Como ayuda, se puede seguir el mismo formato del acta anterior.
Ejemplo: acta de una comunidad de propietarios
A continuación, puedes descargar este modelo tipo de un acta.
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