Tras constituir legalmente la comunidad de propietarios, designando las figuras esenciales como presidente, secretario y administrador, y registrando los estatutos y el acta fundacional, será necesario realizar la contratación de los servicios necesarios correspondientes.
Contratación de servicios
Una vez esté disponible toda la constitución de la comunidad de propietarios, es necesario llevar a cabo la contratación de servicios (seguros, jardinero, limpiadoras, portero…).
El más importante y el primordial de estos servicios es sin duda la contratación de un seguro que cubra las posibles eventualidades. Entre las coberturas imprescindibles están la Responsabilidad Civil, la cobertura de daños materiales, como un incendio o roturas de tuberías o la defensa jurídica, ante posibles problemas. Aunque a nivel estatal la Ley de Propiedad Horizontal no obliga a contratar un seguro comunitario, en algunas comunidades autónomas sí es obligatorio (Comunidad de Madrid y Comunidad Valenciana). Recuerda que dispones de Seguros de Comunidades de Propietarios de MAPFRE para poder estar tranquilo en todo momento y sabiendo que cumples con la normativa.
Administrador de fincas
Aunque no es obligatorio contratar un administrador de fincas, es muy recomendable ya que de esta forma es posible realizar una mejor gestión de la comunidad atendiendo siempre a la normativa vigente. Esto se debe a que el administrador de fincas se encarga de asesorar a la comunidad atendiendo a sus necesidades para mostrarles las opciones disponibles. Además será el encargado de contratar y supervisar que los servicios se ejecuten como deben, a la vez que se encarga de que se cumplan las obligaciones legales en materia de prevención de riesgos y laboral.
Servicios de Mantenimiento
El administrador es el encargo de la contratación de este personal necesario: empleados de limpieza, jardinero, vigilantes, porteros, etc. Esta contratación puede hacerse de dos formas, contratando individualmente a cada uno de los empleados como conserjes o porteros, con lo que habría que disponer de la documentación debidamente cumplimentada (realización de un contrato y la solicitud de alta en la seguridad social), o contratando a un empresa que os ofrezca todos estos servicios y que se encargue de gestionar ese papeleo y el de encontrar a sus sustitutos respectivos en periodos vacacionales o por bajas. En este segundo caso habría que negociar con la empresa cuáles son los Servicios de Mantenimiento Ordinario y cuales son de carácter extraordinario. En ambos casos se tendría que facilitar al personal o empresa contratada toda la información y documentación necesaria para la realización de sus funciones.
Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)
La comunidad de propietarios puede contratar a empresas externas para realización de determinados trabajos que tengan que ver con las zonas comunes, es decir, para mantener los ascensores, el portal, los jardines o realizar pequeñas reparaciones necesarias para el buen funcionamiento de estas. En este sentido, si se decide realizar un contrato de este tipo, la comunidad está obligada a cumplir con la normativa de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), según el Real Decreto 171/2004. Así deberá evaluar cuáles son los riesgos que pueden derivarse por la realización de dichas actividades e informar y coordinar a las empresas que se hayan contratado de los riesgos que puedan existir y las medidas de prevención necesarias, además de vigilar que estas medidas se cumplan por parte de las empresas contratadas. Si estas obligaciones no se cumplen, la comunidad podrá enfrentarse a sanciones.
